- Chịu trách nhiệm chung cho mọi hoạt động của phòng hồ sơ
- Phân công công việc, quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn đối với nhân viên phòng hồ sơ
- Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên trong tháng
- Lên và cập nhật danh sách học viên dự kiến bay, phối hợp với đào tạo bám sát quá trình học tập và thi của học viên để học viên bay đúng dự kiến.
- Cập nhật thường xuyên các thông tin để học viên nắm được tiến độ, cập nhật tình trạng hồ sơ tới học viên và phụ huynh.
- Tư vấn và giải đáp thắc mắc của học viên liên quan đến công tác hồ sơ, visa
- Theo dõi kế hoạch và thực tế hoàn thiện các giấy tờ hồ sơ cho học viên tại Việt Nam, đầu Đức, phục vụ công tác xin visa, công tác phục vụ bay cho học viên.
- Cập nhật thường xuyên những thay đổi trong công tác xin visa
- Triển khai tổ chức thực hiện dự án Chăm sóc học viên sau bay
- Thiết lập và cập nhật các quy trình, quy chế, chính sách của team để đáp ứng công việc thực tế
- Thường xuyên giám sát trao đổi với nhân viên hồ sơ để nắm bắt kịp thời, khó khăn để hỗ trợ xử lý, lắng nghe và chọn lọc đề xuất của nhân viên để điều chỉnh hợp lý.
- Phối hợp cùng các phòng ban Đào tạo, TVTS để đạt mục tiêu chung của Công ty.
- Training nhân sự mới, điều phối các công việc của phòng
- Báo cáo kết quả hoàn thiện hồ sơ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng