Công tác Thư ký:
- Truyền đạt thông tin chỉ đạo của Phó TGĐ tới các phòng, ban liên quan. Thực hiện theo dõi tiến độ thực hiện các chỉ đạo của Phó TGĐ và báo cáo thông tin phản hồi từ các đơn vị trực thuộc SHB cho Phó TGĐ;
- Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc của Phó TGĐ. Ghi chép và sắp xếp các chương trình và thời gian họp của Phó TGĐ với các đối tác.
- Thực hiện theo dõi lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của Phó TGĐ và cập nhật, thông báo thường xuyên, kịp thời cho Phó TGĐ về các chương trình, lịch làm việc đó;
- Chuẩn bị các chuyến đi công tác của Phó TGĐ. Chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ của Phó TGĐ với các phòng ban và đối tác;
- Soạn thảo văn bản, dịch tài liệu theo yêu cầu của Phó TGĐ.
- Thực hiện tham gia và ghi chép biên bản họp các buổi họp do Phó TGĐ chủ trì;
- Thực hiện nhắc việc cho các Phó TGĐ và tổng hợp, báo cáo tiến độ thực hiện các chỉ đạo, giao việc của Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc cho các Phó TGĐ báo cáo HĐQT/TGĐ.
Công tác hành chính văn phòng:
- Tiếp nhận, phân loại hồ sơ trình ký của các Phòng, ban, trung tâm chức năng Hội sở và các Chi nhánh trực thuộc SHB trình Phó TGĐ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu chuyển công văn, văn bản của Phó TGĐ phê duyệt tới các phòng ban có liên quan;
- Thực hiện các tác nghiệp của công việc hành chính như photo, fax…;
- Quản lý các tài liệu lưu trữ của Phó TGĐ.
