1. Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng
- Lập các đề mục tiêu chuẩn để lựa chọn các nhà cung cấp, phù hợp với tiêu chí của công ty.
- Cung cấp các thông tin về nhà cung cấp lên cấp trên để được xem xét và phê duyệt.
- Lưu trữ lại tất cả những thông tin về nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng)
- Thường xuyên theo dõi và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp.
2. Khảo sát giá trên thị trường
- Khảo sát bảng giá của các nhà cung cấp khác nhau trên thị trường.
- Nếu như giá có sự chênh lệch quá cao thì có thể tiến hành thương lượng để có mức giá hợp lý với nhà cung cấp.
- Lập các báo cáo chi tiết về nguồn nguyên liệu để báo giá lên cấp trên
3. Triển khai mua hàng theo kế hoạch
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ các phòng ban trong công ty
- Phân tích, xác định yêu cầu chính xác từ mặt hàng, số lượng, chủng loại, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật, dịch vụ…
- Lập kế hoạch thu mua theo yêu cầu, trình phê duyệt của Tổng Giám đốc
- Lên đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp lấy mẫu hàng hóa
- Liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sau khi mẫu hàng đã được phê duyệt.
- Làm hồ sơ thanh toán mua hàng theo hợp đồng đã thỏa thuận
- Theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng, nhận hàng.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm duyệt chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn hàng hóa được giao so với yêu cầu khi nhận hàng.
- Kiểm tra các giấy tờ liên quan và phải đảm bảo chính xác đầy đủ.
- Giải quyết phát sinh nếu có
- Đề xuất những hướng giải quyết giúp tiết kiệm chi phí đồng thời nâng cao được chất lượng sản phẩm.
- Thực hiện theo các yêu cầu phân công từ cấp trên.
4. Thanh lý
- Lập danh sách hàng hoá không còn sử dụng được tiến hành đề xuất thanh lý
- Tiến hành tìm kiếm các nhà thanh lý để khảo sát giá và lựa chọn nhà thanh lý tốt nhất. Trình Tổng Giám Đốc Phương án thanh lý cụ thể.
