- Rà soát kĩ lưỡng các chứng từ, hợp đồng... mua hàng, tiến hành nhập dữ liệu trên phần mềm.
- Thực hiện việc theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình mua hàng – hành trình đơn hàng để hoàn thành tốt kế hoạch mua hàng theo đúng tiến độ doanh nghiệp/công ty đề đạt.
- Làm hợp đồng nhà cung cấp; thanh toán cho nhà cung cấp.
- Theo dõi, quan sát và phản ánh kịp thời nếu có bất kì vấn đề gì xảy ra với nguồn hàng, bên cung cấp – phân phối hàng, giám sát tình trạng thanh toán của từng đơn để có thể ghi lại kịp thời.
- Ghi chép, theo dõi, kiểm định và giám sát số lượng và chất lượng nhả cung cấp và thời điểm mua hàng (thời điểm mua hàng là mua – thanh toán tiền ngay và mua – thanh toán tiền sau).
- Lập các văn bản, chứng từ, các báo cáo phù hợp để phục vụ cho mục đích mua hàng hiệu quả: kế toán mua hàng sẽ trực tiếp phối hợp với kế toán công nợ để xem xét lại các số liệu phát sinh.
- Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời lên các cấp lãnh đạo doanh nghiệp/công ty để nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra thì lãnh đạo cũng nắm được tình hình nhà cung cấp và công ty hoặc doanh nghiệp có cách thức giải quyết hợp lý, kịp thời nhất.
- Lập kế hoạch thực hiện công việc (thu mua) theo tuần, tháng, quý, năm.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
- Thực hiện các công việc phát sinh theo chỉ đạo của Trưởng phòng hoặc Ban Giám đốc Công ty.
