Hành chính văn Thư
- Theo dõi, kiểm tra nhân viên về sinh thực hiện công việc, tình hình công tác về sinh công ty
- Làm thủ tục đăng báo và liên hệ các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chính văn phòng.
- Quản lý văn phòng phòng của công ty: nhân các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 2lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu hàng tháng rà soát lại số lượng VPP tồn, lập bảng theo dõi việc nhập cấp phát VPP, tồn VPP
- Quản ý con dấu, quản lý công văn, lưu trữ hồ sơ và quản lý các loại tài sản của công ty
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự; lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi phôt các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
- Đánh máy, photocopy, thực hiện chuyển phát nhanh, theo dõi các chi phí hành chính điện nước, internet, điện thoại, văn phòng phẩm đảm bảo theo định mức Công ty.
- Lập lịch họp, theo dõi, ghi chép trong cuộc họp của công ty
Mua sắm – bảo trì
- Nhận các phiếu sửa chữa từ các bộ phận
- Chuyển TP-NS xem xét, sau khi nhận lại phiếu sửa chữa thì tiến hành sửa chữa
- Trường hợp chưa sửa chữa được thì báo cho người sử dụng được biết khi nào có thể sửa chữa được.
- Sau khi sửa chữa xong, đối với việc sửa chữa do sử dụng dụng dịch vụ thuê ngoài thì phải lập biên bản sửa chữa và nghiệm thu
- Sau khi nghiệm thu xong, chuyển biên bản nghiệm cho TP-NS xem xét sau đó photo, một bản cho phòng kế toán để chuẩn bị cho kế hoạch thanh toán
Đối với việc lắp tài đặt tài sản:
- Khi nhận được giấy đề nghị của các bộ phậnm hay thông tin từ TP-NS cần lắp đặt mới một loạt tài sản, trang thiết bị thì tổ chức lắp đặt theo yêu cầu
- Trường hợp cần mua thiết bị - tài sản mới thì phải tiền hành báo giá ( ít nhất 3 đơn vị báo giá), sau khi duyệt giá xong thì tiến hành lắp đặt
- Lập biên bản bàn giao tài sản với người sử dụng
- Sau khi lắp đặt xong, đối tài sản không cần nghiệm thu thì tiến hành lập biên bản lắp đặt và nghiệm thu ngay
- Sau khi nghiệm thu xong, chuyển biên bản nghiệm thu cho TP-NS xem xét, sau đó phôt một bản cho phòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch thanh toán .
- Lập phiếu lí lịch máy đối với các thiết bị mới và cập nhật ngay thông tin theo yêu cầu trong phiếu lí lịch máy
- Lập danh sách tài sản theo biểu mẫu của công ty, cập nhật thường xuyên các loại tài sản mới
- Đề ra các biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho các loại máy móc trong công ty
- Kiểm tra các loại tài sản hàng tháng theo biểu mẫu công ty
- Lập lịch bảo trì các loại tài sản trong công ty, phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất.
- Thực hiện các công việc khác do Quản lý phân công
