1. Áp dụng quy trình vào quản lý tòa nhà:
- Thực hiện các công việc chăm sóc khách hàng, tiếp nhận và phản hồi thông tin đến khách hàng;
- Thực hiện quy trình, biểu mẫu mà công ty đã chuyển cho tòa nhà;
- Kiểm tra sự phù hợp của quy trình – biểu mẫu trong quá trình áp dụng
- Soạn thảo văn bản đến khách hàng, cư dân theo biểu mẫu quy định.
- Nhập liệu và quản lý thông tin phần mềm.
2. Thực hiện công việc hành chánh:
- Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, tài liệu quan trọng của tòa nhà
- Tham dự các buổi họp, biên bản họp/báo cáo
- Chuẩn bị các form mẫu, văn bản thông báo đến cư dân, CĐT/BQT, khách hàng,...
- Quản lý trang thiết bị dụng cụ làm việc và văn phòng phẩm văn phòng BQL;
- Chấm công và thực hiện các công việc hành chánh nội bộ nhân viên BQL;
3. Thực hiện công việc chăm sóc khách hàng:
- Đăng ký thông tin cư dân/khách hàng mới, hướng dẫn về các nội quy quy định của tòa nhà.
- Hỗ trợ giải đáp thắc mắc khiếu nại từ cư dân
- Hướng dẫn các quy trình, các thủ tục hành chánh cho cư dân
4. Phối hợp và hỗ trợ với các bộ phận
- Phối hợp tiếp tân tiếp nhận và hướng dẫn khách ra vào toà nhà;
- Phối hợp với Bảo vệ trong việc theo dõi, ghi nhận sự việc khi cần thiết;
- Phối hợp với vệ sinh trong quá trình cư dân và khách hàng than phiền về chất lượng dịch vụ vệ sinh tại thời điểm phát sinh các dơ bẩn thuộc khu vực chung trong toà nhà;
- Phối hợp với kỹ thuật trong việc xử lý các hạng mục tồn đọng sửa chữa trong chung cư và căn hộ;
5. Chế độ báo cáo:
-
Thực hiện các báo cáo chuyên môn hàng ngày/tuần
-
Thực hiện các chế độ báo cáo cho trưởng ban theo quy định.