1. Các công việc kỹ thuật:
- Phân ca trực cho nhân viên.
- Phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên trong ca trực.
- Quản lý đội ngũ nhân viên Kỹ thuật bao gồm đào tạo, giám sát và đánh giá thực hiện công việc của từng nhân viên.
- Quản lý hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà, lập các kế hoạch vận hành, bảo dưỡng đúng chế độ cũng như tuân thủ các khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc phía tư vấn. Đảm bảo các công việc liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng tài sản của tòa nhà phải được tiến hành đúng, an toàn vào mọi thời điểm.
- Lên kế hoạch chi phí hàng năm cho các vấn đề liên quan đến vận hành kỹ thuật tòa nhà như: chi phí năng lượng, chi phí cho vật tư, dụng cụ cho thay thế và sửa chữa nhỏ, chi phí cho dịch vụ bảo trì của các nhà thầu, chi phí cho sửa chữa, cải tạo nâng cấp...
- Lưu trữ các vật tư liên quan đến hệ thống kỹ thuật cũng như phần duy tự hoàn thiện xây dựng của tòa nhà.
- Sắp xếp công việc sửa chữa, bảo dưỡng, các dịch vụ vận hành theo chỉ thị của giám đốc quản lý tòa nhà.
- Tổ chức thường xuyên các đợt kiểm tra hệ thống của toà nhà để đảm bảo các hệ thống vận hành hiệu quả, được duy trì sửa chữa đúng tiêu chuẩn.
- Chủ động giải quyết các sự cố liên quan đến vấn đề kỹ thuật trong lĩnh vực vận hành toà nhà cũng như phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt...
- Tham gia và giám sát các hoạt động của tòa nhà, bao gồm việc sử dụng lối đi chung, các khu vực công cộng, kiểm soát việc ra vào tòa nhà, các quy trình an ninh, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, việc sử dụng thang máy, khu vực để xe, cây cảnh...
- Quản lý tốt các tài liệu liên quan đến hệ thống kỹ thuật và pháp lý của tòa nhà.
- Theo dõi, giám sát, giao nhận diện tích khách thuê bao gồm quản lý việc hoàn thiện nội thất của khách thuê...
2. Giám sát nội bộ và nhà thầu phụ
- Lên kế hoạch giám sát cho từng bộ phận
- Giám sát theo kế hoạch được duyệt từ trưởng ban quản lý đối với từng bộ phận
- Thường xuyên giám sát tại các khu vực chính: cổng chính, khu vực tiền sảnh, khu vực để xe, ....;
- Giám sát, kiểm tra các khu vực phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm;
- Trực tiếp giám sát các nhà thầu vệ sinh, bảo vệ, diệt côn trùng, cây cảnh, ...
- Giám sát nhân sự, chất lượng dịch vụ, thực hiện đúng theo kế hoạch đã họp bàn thống nhất, tiến độ thực hiện...của nhà thầu phụ.
3. Phối hợp và hỗ trợ
- Hợp tác tốt với các ban ngành liên quan cũng như địa phương và với các bộ phận khác của tòa nhà, trợ giúp với bất cứ nhiệm vụ nào được giao.
- Phối hợp với kỹ thuật trong việc xử lý các hạng mục còn lại sửa chữa trong chung cư và căn hộ.
- Thường xuyên trao đổi thông tin với các phòng/ban công ty để thực hiện tốt công việc được giao.
4. Chế độ báo cáo
- Thực hiện các báo cáo chuyên môn kế toán hàng ngày/tuần: tình trạng các defects, các hạng mục kỹ thuật cần cải thiện được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
- Thực hiện các chế độ báo cáo cho trưởng ban theo quy định.
