1/ Nhiệm vụ chính:
- Chịu trách nhiệm tổ chức vận hành, khai thác toàn bộ hệ thống trang thiết bị và tài sản và công trình tại Khu Chung cư được hiệu quả và an toàn.
- Chủ động kiểm tra, duy trì thời hạn cấp phép, đăng kiểm theo quy định của pháp luật cho các thiết bị có nguy cơ mất an toàn như: Thang máy, Thang cuốn, thiết bị nâng hạ, thiết bị áp lực, thiết bị phòng chống cháy nổ,
- Xây dựng quy trình, hướng dẫn của bộ phận kỹ thuật. Xây dựng lộ trình đào tạo theo từng chức danh của bộ phận kỹ thuật.
- Lập kế hoạch sử dụng khai thác trang thiết bị, tài sản và công trình, tiết kiệm hiệu quả.
- Lập kế hoạch thực hiện và giám sát việc duy tu, bảo dưỡng, bảo trì trang thiết bị và công trình trong toàn bộ khu
- Lập kế hoạch và giám sát sử dụng vật tư tiêu hao phục vụ các hoạt động của Chung cư
- Tổ chức sửa chữa, khắc phục các sự cố bất thường.
- Hướng dẫn, phê duyệt thiết kế và phương án thi công của khách thuê; giám sát hoạt động thi công theo quy trình làm việc và hệ thống các quy chuẩn tại chung cư
- Lập ngân sách cho hoạt động duy tu, bảo dưỡng và các hoạt động khác tại chung cư theo từng thời kỳ và giai đoạn cụ thể.
- Dự báo và lập kế hoạch ngăn ngừa rủi ro trong suốt quá trình vận hành.
- Thiết lập, duy trì, cập nhật hệ thống quy trình làm việc và vận hành trang thiết bị tài sản cũng như hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật tại chung cư
- Tổ chức điều phối, nghiệm thu, nhận bàn giao các hạng mục xây dựng, kỹ thuật từ nhà thầu để đưa vào vận hành.
- Phân tích các báo cáo, thống kê bảo trì, sửa chữa, nhật ký vận hành, tiêu hao năng lượng để phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn, những bất cập của hệ thống nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục triệt để.
- Kiểm soát và bảo đảm các vấn đề môi sinh, tác động môi trường theo quy định của công ty và của cơ quan nhà nước.
- Quản lý hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ hoàn công của tòa nhà và của khách thuê.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản vật tư do bộ phận quản lý, tránh thất thoát.
- Đánh giá, đề bạt đội ngũ nhân viên hàng năm theo quy định của Tòa nhà.
- Duy trì môi trường làm việc phù hợp với văn hóa công ty.
2/ Trách nhiệm:
- Thiết lập nội quy, quy đinh của Bộ phận Kỹ thuật dưới sự hướng dẫn của Giám đốc Ban quản lý
- Bảo dưỡng và hoạt động tất cả hệ thống kỹ thuật bao gồm hệ thống điều hòa, hệ thống nước nóng, lạnh, hệ thống thông gió, máy phát... luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
- Trợ giúp Giám đốc Ban quản lý trong việc đào tạo lĩnh vực chuyên môn.
- Trợ giúp Giám đốc Ban quản lý trong việc lên kế hoạch chi phí cho hệ thống kỹ thuật.
- Trực tiếp giám sát các nhà thầu làm bảo trì bảo dưỡng và sửa chữa trong Tòa nhà.
- Phòng chống các ảnh hưởng của thời tiết, kết cấu hạ tầng, kiến trúc cả bên trong và bên ngoài.
- Thiết lập kết nối giữa các bộ phận như lễ tân, vệ sinh công cộng, bảo vệ để tạo ra một dịch vụ cao cho khách hàng.
- Kiểm soát và duy trì hàng tồn kho cũng như các công cụ dụng cụ
- Liên tục kiểm tra tất cả các khu vực từ trên cao xuống dưới để đảm bảo việc tuân thủ về an toàn phòng cháy chữa cháy.
- Đảm bảo khu vực làm việc luôn luôn sạch
- Xem xét và đưa ra những nội quy quy định để cải thiện chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn đề ra.
- Đảm bảo giờ hoạt động linh hoạt để đáp ứng nhu cầu công việc
- Hỗ trợ và đóng góp ý kiến trong dự trù ngân sách của bộ phận
- Thiết lập và đánh giá hệ thống nhiệt, hệ thống đèn luôn trong tình trạng được bảo dưỡng để đạt được tối ưu hóa chi phí.
- Quản lý giờ làm thêm của nhân viên một cách hợp lý.
- Hoàn thành báo cáo kiểm kê hàng tháng.
- Giảm thiểu tối đa những chi phí dư thừa
3/ Tuyển dụng nhân sự:
- Phối hợp với bộ phận nhân sự trong vấn đề tuyển dụng nhân viên trong Bộ phận Kỹ thuật
- Thường xuyên đào tạo nhân viên trong bộ phận để đảm bảo công việc được hoàn thành tốt. Huấn luyện, đào tạo đội ngũ nhân viên kỹ thuật về nghiệp vụ, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ, cứu hộ cứu nạn.
- Giúp đỡ khi nhân viên gặp những khó khăn trong công việc.
- Đảm bảo nhân viên luôn cảm thấy hài lòng và gắn kêt với công việc và công ty.
- Đảm bảo nhân viên luôn sạch sẽ, gọn gàng và đồng phục luôn theo tiêu chuẩn
4/ An toàn Tài sản.
- Đảm bảo các quy trình sử dụng và bảo dưỡng luôn đúng và an toàn
- Đảm bảo tài sản trong dự án không bị hỏng hóc bởi nhân viên
- Đảm bảo khi có vấn đề hỏng hóc hoặc có nguy cỏ hỏng hóc cần được báo cáo ngay cho cấp trên.
- Lập kế hoạch và tham gia thực tập phòng cháy chữa cháy và kiểm tra các trang thiết bị đi kèm.
5/ Các nhà thầu.
- Kiểm tra và làm việc chi tiết với các nhà thầu.
- Gửi các hơp đồng lên Giám đốc Ban quản lý duyệt.
- Giám sát và giúp đỡ các nhà thầu để đảm bảo sau khi công việc kết thúc khu vực đó được an toàn và sạch sẽ.
- Giám sát các công việc của nhà thầu đuợc hoàn thành tốt và đúng yêu cầu đề ra.
