A. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC/ JOB PURPOSE:
- Theo dõi, cập nhật kịp thời các giao dịch bán hàng trong toàn hệ thống phân phối; kiểm soát doanh thu và thu tiền mặt của các điểm bán, theo dõi công nợ nội bộ, công nợ khách hàng; giám sát thu tiền khách hàng đúng hạn
- Monitoring and timely updates of sales transactions in the distribution system; controlling revenue and cash collection of the sale, tracking local debts, liabilities customers; monitoring customer payment as scheduled.
B. TRÁCH NHIỆM/ ACCOUNTABILITIES:
1. KẾ TOÁN BÁN HÀNG/ SALES ACCOUNTING
- Nhận đơn hàng/ Receiving orders.
- Lập hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT/ Prepare sales invoices and VAT invoices.
- Theo dõi và tổng hợp chi tiết bán hàng ra/ Monitor and collect sales detail.
- Theo dõi công nợ cho từng khách hàng/ Follow up liabilities for every customer.
- Thực hiện đúng các quy trình, quy định cho hoạt động bán hàng đã được các cấp trên phê duyệt, thông qua dưới sự hướng dấn kế toán tổng hợp/ Comply with procedures and regulations for sales activities approved by superiors and guided by general accountant.
- Phối hợp các phòng ban chức năng liên quan đến hoạt động bán hàng đảm bảo cho hoạt động bán hàng, phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn. Kiểm tra đơn đặt hàng so với tồn kho và lên kế hoạch giao hàng hợp lý/ Coordinate with relating departments to ensure better sales and customer services. Compare orders with inventories to provide a reasonable delivery schedule.
- Theo dõi, đối chiếu sản lượng bán hàng ngày, tháng, quý, năm. Nhận phản hồi từ khách hàng hoặc từ bộ phận kinh doanh, chuyển thông tin đến bộ phận liên quan giải quyết phản hồi đến khách hàng, bộ phận kinh doanh kịp thời/ Follow up and reconcile daily, monthly, quarterly and yearly sales volume. Get feedbacks from customer or from sales department, transfer that information to relevant departments for timely resolution.
- Nhập dữ liệu phát sinh hàng ngày/ Record daily arising data.
- Liên hệ với khách hàng để thu hồi công nợ/ Liaison with customer to collect debt.
- Theo dõi chi trả chế độ, chiết khấu cho khách hàng/ Follow up payment and discount for customers.
- Đề xuất xử lý các hành vi gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động bán hàng của bộ phận và các bộ phận liên quan/ Provide solution for bad impact activities on sales department business and other relevant departments.
- Xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và các bộ phận thuộc các chi nhánh/ Build up and develop relationship with customer, supplier, staff and depot.
- Theo dõi báo cáo tình hình chi trả chiết khấu cho khách hàng hàng ngày, theo dõi tình hình sử dụng các biểu mẫu thuộc sự quản lý của minh/ Follow up and daily report on paying discount to customer, monitor forms using in-charge.
- Các công việc khác theo chỉ định của Kế toán tổng hợp/ Other duties assigned by Chief Accountant.
2. BÁO CÁO/ REPORTING:
- Thực hiện việc kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra chính xác và đúng thời hạn/ Make declaration on output value added tax correctlt and timely.
C. KẾT QUẢ MONG ĐỢI/ EXPECTED RESULTS:
-
Đảm bảo cập nhật danh mục hàng bán chính xác vào hệ thống kế toán/ Ensure updating sales porfolio into CDN correctly.
-
Đảm bảo việc kiểm soát doanh thu và thu tiền .mặt phù hợp với chứng từ/ Ensure controlling revenues and cash in hand complying with documents.
-
Đảm bảo việc thu hồi công nợ đúng theo thời gian quy định nhằm tránh các khoản nợ xấu/ Ensure timely collecting receivable accounts to advoid bad debts.
-
Đảm bảo quy trình bán hàng đúng theo quy định của công ty/ Ensure sales activities in accordance with company procedure.
-
Báo cáo đúng hạn và chính xác/ Reporting on time and accuracy.