1. Tiếp đón khách hàng, đối tác
- Trực tại bàn lễ tân theo giờ hành chính
- Chào đón khách khi tới văn phòng công ty và mời khách chờ tại khu vực đón tiếp khách của Công ty.
- Thông báo tới phòng ban nhân sự cần gặp để đón tiếp khách.
2. Thanh toán các chi phí hành chính - Lập danh mục và theo dõi các khoản chi phí cần phải thanh toán định kỳ trong tháng hoặc phát sinh như: Chi phí thuê văn phòng, điện, nước, mạng, chuyển phát nhanh....
- Thực hiện và hoàn thiện các thủ tục thanh toán để thanh toán cho các bên nhà cung cấp.
- Quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp và hoàn thiện các thủ tục để gia hạn tiếp khi hợp đồng hết hạn.
3. Kế hoạch mua sắm, theo dõi, cấp phát trang thiết bị, văn phòng phẩm.
- Lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban theo định kỳ hoặc phát sinh.
- Lên danh mục và theo dõi phân bổ trang thiết bị, văn phòng phẩm.
- Ký xác nhận, lưu trữ và báo cáo.
- Đặt hoa các dịp lễ, hoa tươi phòng lễ tân, đồ thắp hương tuần rằm – mùng một, bánh kẹo truyền thông đầu tháng...
4. Quản lý thiết bị, tài sản.
- Thống kê và kiểm soát toàn bộ thiết bị tài sản văn phòng công ty
- Lên kế hoạch duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa.
- Thực hiện liên hệ với nhà cung cấp để duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa.
5. Văn thư, lưu trữ
- Thực hiện soạn thảo văn bản liên quan đến hành chính theo chỉ đạo của cấp trên.
- Tiếp nhận, phân loại và chuyển công văn đi, công văn đến cho các phòng.
- Công chứng hồ sơ, tài liệu cho các phòng đề nghị liên quan đến hồ sơ bảo mật công ty.
- Đóng dấu hồ sơ, hợp đồng, quyết định và các văn bản khác.
- Quản lý số công văn, lưu trữ hồ sơ theo quy định của luật văn thư lưu trữ.
- Quản lý con dấu, giấy tờ pháp lý của Công ty và hồ sơ giấy tờ liên quan đên Công ty thành viên.
6. Quản lý và giám sát việc cấp dưỡng cho CBNV
- Tiếp nhận đăng ký ăn ca từ CBNV
- Triển khai thông báo đến người phụ trách về số lượng CBNV đăng ký hằng ngày để chuẩn bị lên thực đơn và mua lương thực, thực phẩm.
- Giám sát việc đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Thực hiện lập bảng kê theo dõi và thanh toán chi phí mua lương thực, thực phẩm.
7. Quản lý xe hành chính - Tiếp nhận lịch đăng ký xe từ các phòng/ban.
- Sắp xếp và điều phối xe theo quy trình điều xe của Công ty.
- Giám sát và thực hiện đề xuất thanh toán các chi phí liên quan đến xe như: Sửa chữa xe, xăng dầu, chi phí cầu đường......
8. Quản lý công tác vệ sinh
- Lên kế hoạch vệ sinh cho vị trí Tạp Vụ
- Triển khai kiểm tra, nhắc nhở, điều chỉnh công tác vệ sinh
- Đảm bảo khu vệ sinh chung, lối đi được sạch sẽ và ngăn nắp
9. Các nhiệm vụ khác
- Quản lý và sắp xếp phòng họp theo quy trình.
- Xây dựng và phát triển mối quan hệ với các đối tác, cơ quan nhà nước
- Các công việc khác theo yêu cầu từ quản lý
