Mục tiêu công việc:
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các loại dược phẩm, vật tư y tế, thiết bị y tế chất lượng cao, giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của bệnh viện.
- Tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp uy tín.
- Quản lý hiệu quả quá trình mua hàng từ khâu tìm kiếm nhà cung cấp đến khi hàng hóa được giao đến các đơn vị.
Trách nhiệm chính:
1. Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà thầu:
- Xây dựng danh sách nhà cung cấp:
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và cập nhật danh sách các nhà cung cấp tiềm năng trong và ngoài nước.
- Đánh giá năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giá cả của các nhà cung cấp.
- So sánh và lựa chọn nhà cung cấp:
- So sánh báo giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng của các nhà cung cấp.
- Lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng.
- Thực hiện các thủ tục cần thiết để ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
2. Triển khai mua hàng theo kế hoạch:
- Lập kế hoạch mua hàng:
- Lập kế hoạch mua hàng hàng tháng, hàng quý dựa trên nhu cầu sử dụng của các đơn vị.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để xác định danh mục, số lượng và thời gian cần thiết của các mặt hàng.
- Thực hiện các thủ tục mua hàng:
- Soạn thảo các yêu cầu mua hàng, gửi đến các nhà cung cấp.
- Theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng tiến độ.
- Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa khi nhận hàng.
3. Theo dõi thanh toán và điều phối hàng hóa sản phẩm đến các đơn vị thành viên:
- Quản lý hợp đồng:
- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, đảm bảo các điều khoản hợp đồng được thực hiện đầy đủ.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Quản lý chứng từ:
- Lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng (hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng...).
- Điều phối hàng hóa:
- Điều phối hàng hóa đến các đơn vị sử dụng theo đúng kế hoạch.
- Làm việc với bộ phận kho để đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt.
4. Các báo cáo:
- Báo cáo tình hình mua hàng:
- Báo cáo định kỳ về tình hình mua hàng, các vấn đề phát sinh và giải pháp.
- Báo cáo về giá cả thị trường của các mặt hàng.
- Báo cáo về hiệu quả sử dụng ngân sách:
- Báo cáo về tình hình chi tiêu ngân sách mua hàng.
- Đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí.
