Từ chối thư mời phỏng vấn - lịch sự và chuyên nghiệp
Nhận được thư mời phỏng vấn nhưng lại muốn từ chối thư mời phỏng vấn lần này. Bạn đang đau đầu vì không biết cách viết thư từ chối nhà tuyển dụng sao cho lịch sử và không bị mất lòng. Bài viết của chúng tôi dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết điều đó.
Lý do từ chối thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng thường gặp nhất
Mỗi một ứng viên khi đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào một công ty nào đó, thì điều họ mong muốn nhất là nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty đó. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp ngoại lệ khi chính ứng viên lại là người viết thư từ chối tuyển dụng.
Những lý do mà ứng viên thường đưa ra để viết email từ chối công việc bao gồm:
- Ứng viên đã nhận việc từ công ty khác
- Công ty mà ứng viên làm việc hiện tại đã thay đổi chính sách (có thể về lương, thưởng, chế độ phúc lợi…). Chính vì vậy đã làm thay đổi quyết định của ứng viên và họ quyết định gắn bó với công ty đó thêm một thời gian nữa.
- Sau khi tìm hiểu thông tin về công ty, ứng viên đó cảm thấy môi trường, văn hóa, mức lương hay chính sách của công ty đó là không phù hợp, không đúng với kỳ vọng đặt ra của họ.
Dù như thế nào đi nữa thì khi ứng viên quyết định không chấp nhận lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng thì cũng cần có một phản hồi hợp lý. Điều này thể hiện thái độ chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Việc từ chối thư mời phỏng vấn cũng giúp cho nhà tuyển dụng chủ động hơn trong việc tìm kiếm nhân sự tiếp theo.
Cách từ chối thư mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp và lịch sự với nhà tuyển dụng
Cách từ chối lời mời phỏng vấn thể hiện ứng viên đó có chuyên nghiệp hay không. Bên cạnh đó, còn thể hiện ứng viên đó là người có kỹ năng giao tiếp tốt. Việc khéo léo từ chối thư mời phỏng vấn cũng giúp nhà tuyển dụng không cảm thấy hụt hẫng cũng như khó chịu. Đặc biệt, nếu làm tốt việc này, ứng viên cũng có thể gây thiện cảm với nhà tuyển dụng, giúp đỡ rất nhiều cho ứng viên trong tương lai, nếu giữa họ có cơ hội hợp tác.
Cách từ chối phỏng vấn qua điện thoại
Khi từ chối phỏng vấn qua điện thoại, ứng viên cần tuân thủ một số nguyên tắc sau để thể hiện thái độ lịch sự và tôn trọng với nhà tuyển dụng. Cụ thể đó là:
- Tỏ ra tích cực khi nghe điện thoại và tiếp nhận thông tin mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng
- Kiên nhẫn lắng nghe nhà tuyển dụng giới thiệu về bản thân họ và thông tin về công ty họ đang làm việc, lý do vì sao ứng viên nhận được cuộc gọi (ở đây là lời mời phỏng vấn). Việc kiên nhẫn lắng nghe cũng như không ngắt lời họ sẽ thể hiện thái độ lịch sự và chuyên nghiệp của bạn.
- Không từ chối phỏng vấn ngay (trừ khi ứng viên đó đã đi làm ở công ty mới hoặc quyết định ở lại làm việc tại công ty cũ). Việc này sẽ làm nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng cũng như làm cho cảm xúc của họ không bị đi xuống. Một số mẫu từ chối phỏng vấn qua điện thoại có thể áp dụng như:
"Đầu tiên, em xin cảm ơn anh/chị/công ty đã dành thời gian liên hệ với em. Từ khi gửi CV em vẫn mong nhận được lời phỏng vấn từ phía công ty. Tuy nhiên, vừa mới đây em đã tìm được một công việc mới thích hợp cho mình rồi. Em rất cảm ơn Anh/ Chị và công ty đã cân nhắc, tạo điều kiện cho em, chỉ tiếc là hiện tại chưa có cơ hội hợp tác. Nếu có cơ hội, mong rằng lần sau Anh/ Chị vẫn đánh giá tích cực về em như thế này ạ".
"Em rất cảm ơn Anh/ Chị/ Công ty đã liên hệ lại với em. Anh/ Chị có thể gửi thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn giúp em qua mail được không ạ? Em sẽ phản hồi lại trong thời gian nhanh nhất có thể?".
"Anh/ Chị có thể cho em một chút thời gian để suy nghĩ thêm được không ạ. Vì có thể có các tình huống phát sinh xảy đến mà em không thể kiểm soát được. Em có thể liên lạc lại với Anh/ Chị qua số điện thoại này đúng không ạ?".
- Cuối cùng, đừng quên cảm ơn một cách lịch sự và bày tỏ thái độ mong muốn được hợp tác vào lần tới. Nếu làm như vậy, các nhà tuyển dụng không thể bắt lỗi từ bạn cũng như tiếc nuối vì để tuột mất một nhân viên ưu tú như bạn đấy nhé!
- Một lưu ý nhỏ là việc đề nghị với nhà tuyển dụng gửi thông tin qua email hoặc cho thêm thời gian suy nghĩ, sau đó viết email từ chối phỏng vấn được xem là một cách từ chối khôn ngoan và khéo léo. Bởi trong khoảng thời gian đó, cả ứng viên cũng như nhà tuyển dụng sẽ có thời gian tiếp nhận và xử lý thông tin.
Từ chối thư mời phỏng vấn bằng email
Cách viết email từ chối phỏng vấn sẽ có một vài điểm khác so với từ chối qua điện thoại. Một bên là ngôn ngữ viết, một bên là giao tiếp bằng lời nói. Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết sẽ được trau chuốt, bài bản hơn so với lời nói. Cụ thể, email từ chối phỏng vấn sẽ có nội dung như sau:
- Một bí quyết để mail của ứng viên không nằm trong hòm thư rác (thư spam) của nhà tuyển dụng là hãy trả lời nhà tuyển dụng qua email mời phỏng vấn mà họ gửi trước đó. Điều này sẽ giúp thư của ứng viên đó không bị nhà tuyển dụng bỏ qua. Mặt khác, các nhà tuyển dụng cũng sẽ dễ dàng quản lý được công tác tuyển dụng, xem ứng viên nào xác nhận đồng ý, ứng viên nào từ chối.
- Cần tuân thủ đầy đủ cấu trúc của một email trao đổi công việc. Bao gồm phần tiêu đề mail, lời chào, nội dung, kết thư, chữ ký (có chứa thông tin liên hệ cần thiết) và trình bày chúng một cách dễ nhìn nhất có thể.
- Mở đầu bức thư khi viết email từ chối phỏng vấn là lời cảm ơn các nhà tuyển dụng đã trao cơ hội phỏng vấn cho mình. Đừng bao giờ mở đầu email đã thẳng thừng từ chối nhà tuyển dụng. Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng một lời cảm ơn, điều này sẽ tạo thiện cảm hơn với nhà tuyển dụng đấy nhé.
- Nêu lý do từ chối thư mời phỏng vấn sẽ minh bạch về thông tin với nhà tuyển dụng. Lúc này họ không cần phản hồi lại bằng email hoặc gọi điện thoại để xác nhận nguyên nhân. Bên cạnh đó, có lý do khá nhạy cảm như địa chỉ xa, lương thấp, công ty có tiếng xấu… thì không nên đề cập quá chi tiết trong khi viết email từ chối công việc.
- Thể hiện sự tiếc nuối là một phần không thể không nhắc tới trong khi viết mail từ chối công việc. Bày tỏ thái độ tiếc nuối thì nhà tuyển dụng sẽ hiểu là ứng viên rất trân trọng công việc này, chỉ vì một vài lý do mà chưa thể hợp tác được.
- Mong muốn được thông cảm vì không thể đến tham gia phỏng vấn.
- Thể hiện thái độ quý trọng, mong muốn được giữ quan hệ và hợp tác với nhau trong tương lai. Điều này có thể sẽ giúp ích cho ứng viên sau này. Cụ thể, nếu trong thời gian tới, họ có một vị trí phù hợp với ứng viên đó, thì việc giữ mối quan hệ sẽ là một tấm kim bài giúp tạo ưu thế cho ứng viên đó. Hoặc cũng có thể, họ có mối quan hệ quen biết với nhà tuyển dụng của ứng viên đó trong tương lai, thì điều này cũng có tác dụng tương tự.
Một số lưu ý khi từ chối lời mời phỏng vấn
Thông qua phần cách từ chối thư mời phỏng vấn dù là qua điện thoại hay email cũng đã giúp ứng viên nắm được những nội dung mà họ muốn truyền tải đến nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn có thể thêm một vài lưu ý để tạo thêm ấn tượng với nhà tuyển dụng nhé!
Đầu tiên, phản hồi nhanh chóng để nhà tuyển dụng có các sắp xếp khác. Cụ thể, việc ứng viên phản hồi nhanh chóng, trong giờ làm việc hành chính và không quá 24 tiếng kể từ khi nhận được lời mời phỏng vấn sẽ tạo được ấn tượng cũng như thiện cảm cho các lần hợp tác tiếp theo (nếu có).
Ngôn ngữ lịch sự, không xuề xòa, qua loa khi giao tiếp cả trong lời nói và văn bản.
Không đề cập tới các lý do từ chối thư mời phỏng vấn quá chi tiết
Thể hiện thái độ chân thành khi cảm ơn nhà tuyển dụng, điều này thể hiện thái độ xem trọng và nghiêm túc với việc ứng tuyển tại công ty.
Xây dựng cũng như duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn (nếu có thể).
Đừng biện minh hay xin lỗi liên tục khi từ chối phỏng vấn. Tỏ thái độ thẳng thắng, tự tin, chân thành là đủ để gây ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng rồi.
Mẫu thư từ chối phỏng vấn hay hiện nay
Ứng viên có thể sử dụng một số mẫu email từ chối phỏng vấn có sẵn được chúng tôi cung cấp sau đây. Cùng tham khảo để từ chối phỏng vấn sao cho lịch sự và chuyên nghiệp nhé!
Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn cơ bản
Dưới đây là mẫu email từ chối phỏng vấn cơ bản nhất để từ chối thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, cụ thể:
"Tiêu đề email: Lời mời phỏng vấn - Tên của bạn ______
Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng] ______
Cảm ơn anh/chị/công ty rất nhiều vì đã cân nhắc trao cho tôi cơ hội đến tham dự cuộc phỏng vấn vào vị trí [tên vị trí] ______. Tuy nhiên, vì 1 số lý do cá nhân, tôi muốn rút đơn xin việc khỏi vị trí này.
Tôi chân thành cảm ơn vì anh/chị/công ty đã dành thời gian để xem xét CV của tôi.
Một lần nữa, cảm ơn anh/chị/công ty đã xem xét.
Trân trọng,
Tên của bạn
Số điện thoại".
Mẫu email từ chối phỏng vấn vì đã tìm được công việc
"Chủ đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn từ quý công ty
Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng] ______
Tôi rất biết ơn về cơ hội được phỏng vấn tại [Tên công ty] ______ vào vị trí [tên chức danh công việc] ______. Trong khi chờ đợi phản hồi cho vị trí này, tôi đã nhận được lời mời làm việc tại một công ty khác, vì vậy tôi xin phép được từ chối thư mời phỏng vấn của anh/chị.
Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn anh/chị/công ty vì đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội phỏng vấn vào vị trí này. Rất mong được hợp tác với anh/chị/công ty vào dịp khác (nếu có).
Trân trọng,
Tên của bạn
Số điện thoại".
Mẫu email từ chối thư mời phỏng vấn khi cần thay đổi kế hoạch công việc
"Kính gửi Mr/ Ms/ Mrs. [Tên nhà tuyển dụng] ______ hoặc Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/ Công ty [tên công ty] ______,
Rất cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và trao cơ hội phỏng vấn cho tôi với vị trí [tên vị trí] ______. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì sau khi tôi gửi CV xin việc tới công ty, thì kế hoạch công việc đã có sự thay đổi. Dù rất muốn được cống hiến trong một môi trường tốt và tích cực như quý công ty nhưng tôi phải từ chối cuộc phỏng vấn này.
Tôi hy vọng quý công ty có thể giữ liên lạc với tôi như một ứng viên tiềm năng trong tương lai. Mong rằng tôi và quý công ty sẽ có cơ hội hợp tác trong thời gian sắp tới.
Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã xem xét và đưa ra lời mời phỏng vấn với tôi.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn] ______".
Mẫu từ chối thư mời phỏng vấn qua mail bằng tiếng Anh với lý do đã nhận công việc khác
"Dear Mr/ Ms/ Mrs [Name] ______ / Dear [Company Name/ Department] ______,
Thank you for reaching out! I'm so grateful for the time and consideration you've given my application for the [position] ______ role. However, I recently accepted an offer from another company.
I wish you the best of luck filling this role and hope we can keep in touch. If anything changes in the future, I'll certainly reach out in case the timing is right on both sides.
Best regard,
[Your Name] _____".
Chắc hẳn bài viết trên của chúng tôi đã giúp bạn biết cách từ chối thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng rồi đúng chứ? Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết về cách viết thư từ chối phỏng vấn của chúng tôi. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm tại Hà Nội thì hãy truy cập website của chúng tôi ngay nhé!